DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ DESTINÉE AUX FOURNISSEURS - EUROPE

1. Introduction

Notre engagement en matière de protection des données

Chez Prologis (« Prologis » ou « nous » ), nous accordons une grande importance à la protection de vos données personnelles. En tant que responsable du traitement des données, nous gérons vos données personnelles de manière responsable et nous faisons preuve de transparence quant à leur traitement. Des informations détaillées concernant nos pratiques se trouvent dans la présente Déclaration de confidentialité destinée aux fournisseurs (« Déclaration de confidentialité »).

Pour en savoir plus sur Prologis et ses filiales (« Prologis »), consultez le site https://www.prologis.com/.

Déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité (« Déclaration de confidentialité ») décrit la manière dont Prologis collecte et traite les données personnelles des fournisseurs de Prologis, qu’il s’agisse de particuliers (tels que des indépendants) ou encore de représentants, employés ou personnes de contact de nos fournisseurs qui sont des personnes morales (« Fournisseur », « vous ») et qui vous concerne.

Principes de base et engagements en matière de protection des données de Prologis

En ce qui concerne la protection de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les principes de base suivants :

• Vous n’êtes pas tenu de fournir vos données personnelles à Prologis. Cependant, si vous ne fournissez aucune donnée personnelle lorsque nécessaire à des fins de gestion de notre relation avec vous ou avec votre employeur, en tant que prestataire de services ou fournisseur (par exemple, les informations nécessaires pour vous régler, évaluer vos qualifications ou respecter nos obligations légales et réglementaires), nous pourrions ne plus faire appel à vos services.
• Nous collectons et traitons uniquement vos données personnelles aux fins énoncées dans la présente Déclaration de confidentialité ou à des fins spécifiques que nous partageons avec vous et/ou auxquelles vous avez consenti. Vos données ne seront pas traitées de manière incompatible avec lesdites fins.
• Nous ne collecterons, ne traiterons et n’utiliserons pas plus de données personnelles que nécessaire aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité.
• Lorsque nous traitons vos données personnelles, nous prenons toutes les mesures adéquates pour les maintenir aussi exactes et à jour que possible.
• Nous avons mis en place un certain nombre de mesures de sécurité pour protéger vos données contre les utilisations abusives, les interférences, les pertes, les accès non autorisés, les modifications ou les divulgations.
• En règle générale, nous conservons vos données personnelles pendant la période nécessaire au traitement ou pendant la période expressément exigée par la loi. Si les données ne sont plus nécessaires aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité et que nous ne sommes pas tenus par la loi de les conserver, nous les supprimerons ou les anonymiserons.
• Vos données personnelles ne seront pas partagées, vendues, louées ou divulguées autrement qu’aux fins décrites dans la présente Déclaration de confidentialité. Cependant, nous pouvons partager vos données lorsque la loi et/ou les pouvoirs publics l’exigent.

En outre, nous traitons vos données personnelles conformément aux lois applicables en matière de données suivantes :

• le Règlement général sur la protection des données de l’UE et le Règlement général sur la protection des données du Royaume-Uni (« RGPD ») ;
• les lois en vigueur des États membres ou du Royaume-Uni ;
• toute directive ou recommandation obligatoire appliquant le RGPD ou les lois ne vigueur des États membres ou du Royaume-Uni.

(collectivement « Réglementation applicable »).

2. De quelle manière collectons-nous vos données ?

Collectées directement auprès de vous et générées par Prologis

Prologis recueille vos données personnelles directement auprès de vous ou par l’intermédiaire du fournisseur ou du prestataire de services pour lequel vous travaillez.

Collectées auprès de tiers

Des données personnelles vous concernant peuvent également nous être fournies par d’autres sources, telles qu’un tiers (par exemple, des informations générales provenant de fournisseurs tiers, de nos employés ou de nos partenaires commerciaux, telles que des remarques vous concernant reçues d’autres entrepreneurs ou de nos employés, des sources accessibles au public pour confirmer les droits de signature).

3. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Les données personnelles peuvent inclure :

• vos informations personnelles (par exemple, prénom(s), nom, adresse électronique, adresse physique, numéro de téléphone, renseignements ou documents d’identification, photo ou enregistrement vidéo),
• des informations sur votre employeur (par exemple, le nom de votre entreprise et votre titre et/ou poste) ; et
• vos informations financières (par exemple, vos coordonnées bancaires) et votre numéro de sécurité sociale.

De plus, pour tout fournisseur ayant accès à nos systèmes informatiques, nous pouvons collecter les types de données personnelles suivants, notamment :

• les informations concernant votre fonction chez Prologis (par exemple, le poste, l’unité commerciale, le lieu, le fuseau horaire, le centre de coûts, le superviseur/responsable) ;
• les informations relatives au travail (par exemple, numéro du bon de travail, numéro d’identification, date de début et date de fin, statut de toute formation requise, taux et montant de facturation),
• les données d’identification électronique lorsque nécessaire pour fournir des produits ou services à notre entreprise (par exemple, identifiant, mots de passe, numéro de badge et photo, adresse IP, identifiants/cookies en ligne, journaux, heures d’accès et de connexion, images de vidéosurveillance quelle que soit sa forme (uniquement si autorisé par la loi et clairement mentionné), et
• certaines informations relatives à la conformité (par exemple, les registres des formations requises).

4. Pourquoi collectons-nous et utilisons-nous vos données personnelles ?

Base légale du traitement

Selon la Réglementation applicable, si vous résidez dans l’UE ou au Royaume-Uni, nous traiterons uniquement vos données personnelles conformément au cadre juridique suivant :

• L’intérêt légitime commercial : il est indispensable pour nos intérêts légitimes et il ne porte pas préjudice à vos intérêts ou libertés et droits fondamentaux. Veuillez noter que lors du traitement de vos données personnelles dans ledit cadre, nous cherchons toujours à maintenir un équilibre entre nos intérêts légitimes et votre vie privée.’
• Le contrat : le traitement est nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles avec vous ou pour exécuter nos obligations contractuelles à votre égard (ou le fournisseur ou le prestataire de services pour lequel vous travaillez)
• L’obligation légale : le traitement est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales (à l’exclusion des obligations contractuelles, par exemple, la vérification préalable des fournisseurs ou l’exercice de nos droits d’audit).

Objectifs pour lesquels nous traitons vos données

5. Durée de conservation

Nous ne conserverons vos données personnelles dans nos systèmes que pendant la durée nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels nous les collectons comme décrit dans la présente Déclaration de confidentialité, y compris pour nous conformer à toute exigence légale ou comptable. Nous supprimerons alors les données personnelles de nos systèmes ou les rendrons anonymes de manière permanente et irréversible à des fins statistiques, c’est-à-dire que vous ne pourrez plus être associé auxdites données.

Veuillez noter que, conformément à la Réglementation applicable, vos données personnelles peuvent être conservées pendant une période déterminée dans les intérêts légitimes de Prologis et/ou pour se conformer à nos obligations légales.

6. Transfert de vos données à des tiers et/ou en dehors de votre pays de résidence

Partage de vos données avec des tiers :

Lorsque nous partageons vos données personnelles avec des sociétés affiliés, d’autrees entreprises et des tiers de confiance, nous nous assurons de ne le faire qu’avec des entités qui sauvegardent et protègent vos données et se conforment à la Réglementation applicable de la même manière que nous ou de manière similaire.

Des tiers de confiance peuvent nous aider à fournir des services informatiques, tels que des fournisseurs de plateformes, des services d’hébergement, de la maintenance et de l’assistance sur nos bases de données, ainsi que sur nos logiciels et applications qui peuvent contenir des données vous concernant ou pour effectuer, en notre nom, des analyses statistiques sur notre site Web.

Plus précisément, les tiers de confiance ayant accès à vos données personnelles peuvent être :

• Externes à Prologis :
  • des fournisseurs et prestataires informatiques (fournisseur de plateforme, services d’hébergement) ;
  • des fournisseurs de services cloud ;
  • des conseillers/agences et consultants externes ;
  • les autorités publiques ;
• Internes à Prologis :
  • le personnel de Prologis (par exemple, les employés, directeurs, investisseurs, stagiaires, sous-traitants, etc., travaillant dans divers services ou qui sont employés par les filiales et sociétés affiliées de Prologis),
  • d’autres équipes internes de Prologis (telles que le service informatique et des responsables potentiels), et uniquement en fonction des besoins et dans le seul but de vous fournir les services demandés.

Partage de vos données personnelles au niveau international :

Les sociétés de notre groupe ainsi que nos sous-traitants et consultants tiers opèrent dans le monde entier. Cela signifie que nous pouvons traiter des données personnelles en dehors de l’Espace économique européen (EEE) et du Royaume-Uni. Cependant, nous avons pris des mesures de protection appropriées pour exiger que vos données personnelles soient protégées conformément à la présente déclaration. Il s’agit notamment de mettre en place des clauses de transfert de données avec nos fournisseurs, sous-traitants et consultants tiers, ainsi qu’un accord intragroupe pour les transferts de données personnelles au sein de notre groupe.

7. Comment protégeons-nous vos données personnelles ?

Nous comprenons que la sécurité de vos données personnelles est importante. Nous protégeons vos données personnelles contre toute utilisation abusive, interférence, perte, modification, divulgation ou tout accès non autorisé. Nous avons mis en place un certain nombre de mesures de sécurité pour protéger vos données personnelles. Par exemple, nous instaurons des contrôles d’accès, utilisons des pare-feu et des serveurs sécurisés, et nous chiffrons les données personnelles. Veuillez toutefois noter que lorsque vous nous transmettez des informations via Internet, la sécurité ne peut jamais être garantie à 100 %.

8. Vos droits

Lorsque nous traitons vos données personnelles, conformément à la réglementation applicable, vous pouvez jouir d’un certain nombre de droits et, le cas échéant, vous pouvez exercer lesdits droits à tout moment.

Si prévu par la Réglementation applicable, vous êtes en droit :

• D’accéder aux données personnelles que nous détenons ainsi que connaître la façon dont elles sont utilisées. Veuillez noter que nous pouvons refuser de vous fournir des informations lorsqu’elles peuvent divulguer les données personnelles d’une autre personne ou affecter négativement les droits d’une autre personne.
• De faire rectifier vos données personnelles si elles sont inexactes ou incomplètes.
• De demander la suppression de vos données personnelles dans les cas suivants :
  • vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avions collectées ; ou
  • vous retirez le consentement que vous nous aviez précédemment donné pour traiter vos données personnelles, et il n’existe aucun autre fondement juridique pour traiter lesdites données personnelles ; ou
  • vous vous opposez au traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct ; ou
  • vous vous opposez au traitement de vos données personnelles pour les intérêts légitimes de Prologis ;
  • les données personnelles ne sont pas traitées légalement ; ou
  • vos données personnelles doivent être supprimées à des fins de conformité à une obligation légale ;
  • dans une autre situation spécifique définie par la loi locale applicable.

Notez que nous ne supprimerons pas ces données si la loi nous oblige à les conserver.

• De restreindre notre traitement de vos données personnelles (c’est-à-dire autoriser leur stockage, mais aucun traitement ultérieur). Vous êtes en droit de restreindre le traitement de vos données personnelles si :
  • vous ne pensez pas que les données personnelles que nous détenons vous concernant sont exactes ; ou
  • les données personnelles ne sont pas traitées légalement, mais au lieu de les supprimer, vous préférez que nous en limitions le traitement ; ou
  • nous n’avons plus besoin de vos données personnelles aux fins pour lesquelles nous les avions collectées, mais vous avez besoin desdites données pour établir, exercer ou défendre une action en justice ; ou
  • vous vous êtes opposé au traitement de vos données personnelles et vous attendez de savoir si vos intérêts liés à ce refus dépassent les motifs légitimes de traitement de vos données.
• De refuser le traitement : vous êtes en droit de vous opposer au traitement consistant en des activités de traitement et de marketing direct basées sur l’intérêt légitime.
• De demander la portabilité de vos données : vos données personnelles peuvent faire l'objet d'un traitement de portabilité. Cela signifie qu’elles peuvent être déplacées, copiées ou transmises par voie électronique. Cependant, ce droit ne s’applique que lorsque :
  • le traitement est réalisé avec votre consentement ;
  • le traitement a lieu dans le cadre de l’exécution d’un contrat ; ou
  • le traitement a lieu au moyen de procédés automatisés.
• De déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données de votre pays : consultez le lien https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en

N’oubliez pas que ces droits ne sont pas absolus et que l’exercice de chacun d'entre eux est soumis à certaines conditions, conformément à la Réglementation applicable.

Dans tous les cas, si les données personnelles que nous collectons ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles avaient été recueillies et que nous ne sommes pas tenus de les conserver conformément à la Réglementation applicable, nous ferons tout notre possible pour les supprimer, les dépersonnaliser définitivement ou les anonymiser.

9. Exercice de vos droits

Si vous avez des questions, des commentaires ou des plaintes concernant la présente Déclaration de confidentialité ou concernant le traitement de vos données personnelles, ou si vous souhaitez adresser une demande concernant l’un de vos droits en matière de données personnelles, veuillez nous contacter à l’adresse suivante : [email protected].

Nous examinerons toutes les demandes et fournirons notre réponse dans les délais prévus par la Réglementation applicable. Veuillez noter que nous pourrions avoir à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité, afin de garantir votre droit d’accès auxdites informations et d’éviter la divulgation de vos données personnelles à une personne qui n’est pas en droit de les recevoir.

10. Modifications apportées à la présente Déclaration de confidentialité

Prologis est libre de modifier de temps à autre la présente Déclaration de confidentialité afin de refléter l’évolution de ses pratiques dans ce domaine. Si nous apportons des modifications, nous vous en informerons en révisant la date figurant à la fin de la présente Déclaration de confidentialité et, dans certains cas, nous pourrons vous fournir en informer de manière plus visible (par exemple, en vous envoyant une notification). Nous vous encourageons à consulter régulièrement la présente Déclaration de confidentialité afin d’être informé de la manière dont Prologis protège vos données personnelles.

La présente Déclaration de confidentialité a été mise à jour pour la dernière fois en novembre 2023.